Dietro le quinte dell’Assemblea dei Delegati 2021 del Cai

I lavori, organizzati per la prima volta da remoto, si sono svolti il 22 e il 23 maggio scorsi. Il Direttore del Club alpino italiano Andreina Maggiore entra nei dettagli dell'impegno richiesto per l'organizzazione di un evento che ha avuto un generale apprezzamento da parte dei partecipanti

Assembela delegati 2021 sala viviani

La Sala consiliare Renata Viviani allestita per l’Assemblea © Cai

La prima Assemblea dei Delegati della storia del Cai organizzata interamente da remoto è stata quella di quest’anno. Naturalmente i motivi vanno ricercati nella pandemia in corso e nel conseguente divieto di organizzare assemblee con centinaia di partecipanti come quella del Sodalizio. La due giorni del 22 e 23 maggio scorsi ha ricevuto un generale apprezzamento da parte dei partecipanti, sia per la qualità della trasmissione video e della regia, sia per l’efficienza nella gestione degli interventi dei Delegati e del voto online. Per approfondire l’impegno richiesto per l’organizzazione dell’appuntamento nelle settimane precedenti e per la gestione dei lavori assembleari durante il loro svolgimento, abbiamo parlato con il Direttore del Cai Andreina Maggiore, che il 22 e il 23 maggio ha ricoperto il ruolo di Presidente dell’Assemblea.

Assemblea delegati 2021 relatori

Il tavolo dei relatori © Cai

Quanto tempo è stato necessario per organizzare l’assemblea?
«Abbiamo iniziato a lavorarci da metà gennaio. Vista la situazione pandemica e le norme in vigore, ci eravamo resi conto già da allora come fosse improbabile riuscire a tenere un’assemblea in presenza. A occuparsi dell’organizzazione è stato il Gruppo di lavoro “Comunicazione e Innovazione”, coordinato dalla Vicepresidente generale Lorella Franceschini e composto dal Vice Coordinatore CC Paolo Villa, da Renato Veronesi, dalla sottoscritta e da Giorgio Genta. È stato un impegno che ha richiesto molte ore di lavoro, soprattutto nelle ultime settimane prima del 22 maggio. Normalmente il Gruppo di lavoro si incontra ogni mercoledì pomeriggio e le ultime riunioni sono state interamente dedicate ad affrontare le necessità dell’Ad. Necessità che erano sia di tipo tecnico che normativo. Oltre a trovare gli strumenti informativi adeguati, è stato, infatti, necessario apportare delle modifiche ai regolamenti interni per adeguarli alla nuova e straordinaria situazione».

A quali fornitori esterni è stato necessario affidarsi?
«L’elemento centrale è stata l’individuazione di una piattaforma di voto elettronico certificato che garantisse, come previsto dall’ordinamento interno, al Delegato di esercitare la facoltà di delega, nonché la possibilità di votare per qualcuno che non fosse formalmente candidato come previsto dai nostri regolamenti e per fare ciò è stato necessario richiedere una personalizzazione del sistema di voto. Poi abbiamo effettuato alcuni adeguamenti al nostro sistema informativo, in modo da gestire efficacemente la partecipazione dei Delegati. Per l’allestimento della Sala consiliare Renata Viviani, ci siamo naturalmente dotati di divisori parafiato da posizionare sul tavolo dei relatori, nel rispetto delle norme di contrasto al Covid-19. Infine ci siamo affidati a un service che seguisse la parte audio, quella video e la regia. Per tutta la durata dei lavori abbiamo avuto a disposizione un’assistenza costante, che è andata dalla presenza in sede di un elettricista per risolvere eventuali cali di tensione, fino alla disponibilità di un supporto permanente di natura tecnica sulla piattaforma Cai e su quella di voto. Tutto questo nel caso i Delegati incontrassero delle criticità. Nonostante la maggioranza di loro avesse già utilizzato questi strumenti nelle Assemblee regionali, abbiamo ritenuto di dover essere pronti ad ogni evenienza, vista l’importanza dell’evento».

Assemblea delegati 2021 svolgimento

Lo svolgimento dei lavori da dietro le quinte © Cai

Qual è stato il ruolo dei dipendenti della Sede centrale?

«I dipendenti si sono adoperati sia nella fase organizzativa preliminare, a partire dalle procedure di acquisto degli strumenti di cui ho parlato, sia durante i lavori assembleari. Un grosso impegno ha riguardato poi l’adeguamento della piattaforma My Cai e quella di voto, in cui è stato necessario caricare gli elenchi dell’elettorato attivo e di quello passivo, oltre a creare le schede elettorali. Durante i lavori sei persone sono state dedicate allo scrutinio dei voti, ruolo di solito ricoperto dai volontari della Sezione ospitante, mentre altri sono stati impegnati nella gestione delle richieste di intervento dei Delegati, che dopo essere state ricevute in una casella di posta elettronica creata ad hoc, sono state gestite puntualmente con le prove di collegamento necessarie a consentirne la partecipazione ed inserendoli in una sala d’attesa virtuale, in modo che io potessi farli intervenire al loro turno. I nostri dipendenti hanno supportato, nelle settimane precedenti, alcuni Gruppi regionali per l’organizzazione delle rispettive Assemblee dei Delegati che si sono svolte regolarmente con la collaborazione di molti volontari».

Com’è stato gestito il voto online? Ci sono state criticità?

«Il voto online è stato gestito dalla piattaforma di cui vi ho riferito. L’unica criticità che abbiamo riscontrato ha riguardato la segnalazione, da parte di qualche Delegato, dello scarso tempo a disposizione per effettuare le votazioni palesi. Nonostante avessimo dato un lasso di tempo maggiore rispetto a quello utilizzato alle assemblee in presenza, forse a causa della poca dimestichezza con lo strumento, è stato ritenuto che non fosse sufficiente. Per le votazioni segrete non abbiamo invece ravvisato alcun problema, ma in questo caso il tempo a disposizione è stato praticamente pari alla durata dei lavori nelle due giornate».

Come facevano i Delegati a votare?
«Dovevano accedere al proprio profilo personale tramite la piattaforma My Cai, che prevede per il ruolo di Delegato delle funzionalità specifiche rispetto a quelle attribuite ad un semplice Socio. In questo caso si apriva una maschera che puntava alla piattaforma per il voto. Era infine presente il link per seguire i lavori sul canale Youtube ufficiale del Club alpino italiano. L’aspetto positivo è stato che, utilizzando My Cai, i Delegati hanno operato tramite strumenti informatici parzialmente già conosciuti».

Assemblea delegati 2021 strumentazioni tecniche

Le apparecchiature tecniche necessarie per la diretta © Cai

Qual è il valore aggiunto di un’assemblea online? E che cosa, al contrario, si perde rispetto a un’assemblea in presenza?

«Il valore aggiunto di un’assemblea online è sicuramente il fatto che non vi sono tempi morti, anche in relazione alle tempistiche legate al voto, e che vi sia immediatezza negli esiti delle votazioni. Queste rappresentano un momento importante dell’AD, ma sono anche quelle la cui gestione richiede molto tempo, sia ai Delegati che devono recarsi fisicamente a depositare le schede nell’urna, sia a coloro che si occupano delle operazioni di scrutinio. Di contro, con un’assemblea online si perde il calore del contatto interpersonale: i relatori non possono cogliere le reazioni dell’uditorio durante i propri interventi e i Delegati non possono confrontarsi tra loro scambiandosi esperienze e punti di vista. Inoltre, per chi segue i lavori da remoto non è così agevole stare davanti a uno schermo per un giorno e mezzo».

Si può pensare in futuro a un ibrido tra un’assemblea in presenza e una online? 

«Io penso di sì. Credo sia doveroso, dopo questa esperienza, utilizzare gli strumenti che ho descritto, soprattutto nell’ottica di snellire le operazioni di voto. Per il futuro si potrebbe pensare innanzitutto a un’Assemblea in presenza con il voto elettronico, in modo da avere più tempo per il confronto con i Delegati».